DE online module , die alles een groot stuk makkelijker maakt voor zowel organisatoren als voor deelnemers.
Grote organisaties - Hoe groter je organisatie en hoe meer deelnemers je jaarlijks hebt, des te belangrijker efficiëntie wordt. SQM Time is erin geslaagd om het aantal mails, vragen en vooral verwerkingstijd van deze met 75% te verlagen. De daarmee gepaarde tijdswinst en tevredenheid van de deelnemers ( omdat ze alles zelf controleren) zijn de 2 grootste troeven.
Kleine organisaties - Makkelijk omdat alles wat je nodig hebt werkelijk in één en dezelfde module zit ! Alle extra's en mogelijkheden van de "grote" nu ook makkelijk beschikbaar voor jou
Via de knop "demo single event" kunt U zien hoe uw event er zal uitzien en U kunt alles ook uittesten. Via de knop "demosite SQM Time" kunt U alles in onze testomgeving uitproberen.
Persoonlijke account
De deelnemer maakt zijn persoonlijke account aan tijdens de eerste registratie en kan dan al zijn transacties zelf beheren zonder zich telkens opnieuw te moeten registreren. Inschrijvingen annuleren en aanpassen doe je dus gewoon zelf !
Adres boek
Vul uw account adresboek met de accounts van uw vrienden en familieleden zodat U deze heel snel en makkelijk kunt inschrijven.
Uniek Credit systeem / wisselen / annuleren
Deelnemers kunnen zelf hun inschrijving aanpassen en/of annuleren zonder enige tussenkomst van de organisator. Downgraden of annuleren ze een inschrijving, dan ontvangen ze credits, die ze dan kunnen gebruiken voor een upgrade of een nieuwe inschrijving. Een enorme "time saver" voor de organisator !
Affiliate systeem
Stuur vrienden uw persoonlijke link door. Als iemand zich inschrijft via deze unieke link, krijgt U credits op uw account ter waarde van 5% van het inschrijvingsbedrag. Het delen op de social media van een event wordt nu eindelijk beloond ! Deze feature is optioneel en niet verplicht Meer info.
ACTI+ annulatie verzekering
Deelnemers betalen tussen de 3 en 7% van de inschrijvingsprijs extra en kunnen bij eventuele annulering tot 48 voor het event een creditering op hun account verkrijgen. De organisator behoudt steeds 100% van het inschrijfgeld. Deze Feature is optioneel en niet verplicht.
Eigen annulatie voorwaarden
U kunt afhankelijk het tijdstip van annuleren, een verschillend tarief ( percentage ) toewijzen. Hoe dichterbij het event komt, hoe minder de deelnemers gecrediteerd krijgen. Bij annulatie ( dat de deelnemer zelf doet ) krijgt hij/zij automatisch het juiste bedrag in credits op zijn account.
Ouderlijke toestemming
Een SQM Time account vereist een minimum leeftijd van 18 jaar. Minderjarige dienen dus te worden ingeschreven door een voogd of ouder die uitdrukkelijk toestemming geeft aan de minderjarige om deel te nemen
Medisch certificaat en/of licentie
Deelnemers dienen deze zelf op te laden in hun account wanneer verplicht door organisator. De verificatie is 100% de verantwoordelijkheid van SQM Time. U hoeft als organisator dus niets te doen, wij verifiëren de geldigheid van ALLE documenten. Er worden automatische herinneringsmails gestuurd naar deelnemers die nog niet in orde zijn op regelmatige basis. Organisator kan ook kiezen om de verificatie zelf in handen te nemen.
Inschrijving groep / Bedrijf
Iemand anders inschrijven voor verschillende en/of dezelfde wedstrijd(en) en alles afhandelen met slechts 1 betaling is heel eenvoudig ( Vanaf 2 stuks ) Grote bedrijven kunt U laten Inschrijven met een unieke 100% gratis kortingscode en achteraf de factuur verrekenen.
Inschrijvingen achter paswoord
U kunt de inschrijvingen enkel toegankelijk maken voor mensen die uw paswoord kennen. U kunt dit gebruiken voor bv een VIP inschrijvingsperiode, zodat enkel mensen met het paswoord zich kunnen inschrijven.
Inschrijfproces in verschillende talen
SQM Time is perfect vertaald in Nederlands, Frans, Engels. U kunt per event de beschikbare talen kiezen. Duits beschikbaar vanaf 1 november en Spaans beschikbaar vanaf 1 dec. De backend is eveneens beschikbaar in uw eigen taal.
100% responsive voor mobiel
55% van de gebruikers van SQM Time schrijft zich in via hun smartphone. SQM Time is dan ook geoptimaliseerd voor gebruik met mobiele verticale schermen.
Kostprijs
Als organisator is het gebruik van SQM Time en alle features helemaal gratis. Deelnemers betalen bij elke inschrijving een vaste verwerkingskost van 1 euro voor bedragen onder 15 euro. Boven 15 euro komt bovenop de 1 euro nog 2,5% van het inschrijvingsbedrag erbij. Deze bedragen zijn exc BTW. U kunt deze prijzen exc of inc deze fee afficheren op uw website.
Betaling methodes
Dankzij onze Europese Payment Provider Mollie beschikken we steeds over de nieuwste betalingsmiddelen. Carte Bancaire, Maestro, Visa, Bancontact, Ideal, Sofort, Giropay zijn slechts enkele van de mogelijkheden. Iedereen uit elk land kan uit enkele mogelijkheden kiezen.
Custom ontwikkeling
Afhankelijk van uw specifieke behoeften, kunnen wij een aantal extra modules en/of persoonlijke aanpassingen ontwikkelen en inpassen in SQM Time.
Eigen inschrijfvelden
Werk met verschilende afstanden, startwaves. Alle combinaties zijn mogelijk. Mogelijkheid tot tekstvelden en/of keuzevelden op verschillende uitklapbare niveau's.
Beschikbare startplaatsen
Deze kunt U eenvoudig instellen per event en/of per afstand. U kunt beslissen om het aantal te verbergen of te tonen. Eventueel aanpasbaar nadat de inschrijvingen zijn begonnen.
Koppel verkoop T-shirt , BBQ, ..
Voeg allerlei betalende of niet-betalende opties toe zoals maaltijden, T-shirts, donaties aan goede doelen etc. Per optie kunt U de stock en prijzen opgeven. U kunt op elk moment het verkochte aantal raadplegen.
Early birds / Verschillende Tarieven
U kunt de inschrijvingsprijs automatisch laten veranderen per aantal tickets en/of per periode. Combinaties van beide zijn mogelijk. U kunt kiezen: reductie van een vast bedrag of een percentage. De prijzen van de eventuele opties worden door deze NIET beïnvloed.
Eigen Kortingscodes
maak uw eigen coupon codes aan met volgende variabelen : Vast bedrag of percentage, aantal x geldig, periode, inc/exclusief de opties, enkel geldig voor account houder, geldig vanaf een bepaald bedrag, geldig per event(s). Bekijk nadien hoeveel maal en door wie deze gebruikt is.
Support Ticket systeem
Gebruik SQM Time als enige middel voor contact met uw deelnemers. Alle vragen EN antwoorden gecentraliseerd in de backend van SQM Time voor zowel de organisator als de deelnemer. Meerdere gebruikers mogelijk voor de organisator. Collaboreren met uw team in communiceren met uw deelnemers.
Confirmatie Emails
Als organisator krijgt U automails bij een nieuw support ticket, elke nieuwe inschrijving (optioneel) en wanneer een optie (bijna) uitverkocht is. Deelnemers krijgen deze bij inschrijving, een affiliate verdienste, wanneer iemand anders hen inschrijft en als herinnering als een verplicht document nog niet is opgeladen in hun account.
Smart mailing
Bereik door onze slimme filters de juiste deelnemers. U hebt keuze uit enkele standaard templates om via onze smtp server uw deelnemers te bereiken via een mailing. Handig voor racebriefings en/of gerichte
SMS
Bereik uw deelnemers via SMS. Opgelet dit kan enkel gebruikt worden om startnummers door te sturen en/of zeer belangrijke last minute updates over het event. Beschikbaar vanaf 2021.
Track uw test campagnes
als U een link naar uw event deelt via de social media, een nieuwsbrief of een banner, wilt U toch weten hoeveel inschrijvingen deze link genereerde ? Met de SQM Time unieke tracking code meet U niet alleen het aantal kliks, maar veel belangrijker het aantal directe inschrijvingen en inkomsten.
Statistieken
Via SQM Time kunt U allerlei leuke en handige weetjes over uw deelnemers opvragen. De 2de editie van een event op SQM Time kunt dagelijks monitreren hoe de verhouding is van het aantal inschrijving ten opzichte van de vorige jaargang. een groene +20% betekent dat er 20% meer inschrijvingen al zijn ten opzichte van dezelfde dag het jaar voordien.
Eigen omgeving
Voor grotere organisatoren die jaarlijks meerdere events organiseren kan er een eigen omgeving met eigen branding aangemaakt worden op SQM Time. Bekijk hier het voorbeeld van sportevents. Dit kan eveneens gebruikt worden voor een series ( verzameling van verschillende organisatoren )
Flexibele server
We garanderen 99,9% uptime. Onze eigen dedicated server kan heel heel makkelijk een inschrijvingspiek opvangen door het systeem van upscale en downscale zodat zelfs de drukke inschrijvingsmomenten geen probleem vormen.
Bescherming Data
Al de data van uw deelnemers is ten allen tijde ter uwer beschikking en tevens uw verantwoordelijk. SQM Time gaat deze nooit doorgeven aan derde partijen en nooit zelf gebruiken voor promotionele en andere doeleinden.
Uitbetaling inschrijfgelden
De uitbetaling gebeurt automatisch via IBAN overschrijving elke 10de van de maand. U ontvangt via mail een uitgebreide factuur met daarop alle details van de afgelopen maand. U ziet er de totale sales ( inschrijvingen, T-shirts, Maaltijden, donaties goede doelen etc) op in zijn totaliteit en opgesplitst per event.
Online deelnemers lijst
Beslis zelf of U deze online toont. Kies welke opties U weergeeft en welk niet. Uitgerust met filters om snel en gericht te kunnen zoeken. Elke verandering / annulatie van deelnemers wordt onmiddellijk weergegeven in deze lijst.
Export deelnemers lijst
Download de deelnemerslijst in excel. In deze file staan alle nodige verzamelde informatie van de deelnemers. Deze kunt U doorgeven aan de tijdsregistratie firma. Deze lijst is compatibel met ALLE tijdsregistratie firma's. Er is een handige mogelijkheid tot importeren in wegwed ( uitslagen.nl )
Digital Event Check-in
Voor events zonder tijdsregistratie kunt U gebruik maken van onze backend aanwezigheidsmodule. Via meerdere Ipads, smartphones of laptops kunt U supersnel de aanwezigheid markeren van uw deelnemers, zodat enkel diegene die effectief betaald hebben toegang hebben tot het event. Uitgerust met een teller functie.
Tijdsregistratie
Naast de online inschrijvingen en de communicatie met uw deelnemers kunnen wij u ook de tijdwaarneming voor uw evenement aanbieden met onze partner SQM Time. SQM Time zal dan ook voor u de support regelen vanuit Larrsie en daarmee een soepele verbinding zijn tussen inschrijven en tijdwaarneming. Voor meer informatie bekijk de website van SQM Time